Yeni TTK ya Göre Pay Defterinin Tutulma ve Onaylanma Esasları
Erdoğdu ÖZ
Yeminli Mali Müşavir
İstanbul,19.12.2012
YENİ TÜRK TİCARET KANUNUNA GÖRE PAY DEFTERİNİN
TUTULMA VE ONAYLANMA ESASLARI
I-GİRİŞ
Eski Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre sermaye şirketlerinden Anonim ve Limited Şirketlerin pay defteri tutulmaları hüküm altına alınmış olmasına (Eski TTK 6762 sk Md.417, 519) rağmen uygulamada bu defterlerin tutulmasına özen gösterilmediği veya tutulmadığı herkes tarafından bilinmektedir. Bu durumu yaratan nedenlerden biri de bu defterin tasdikinin zorunlu olmadığı görüşüdür.
4.02.2011 gün ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 01.07.2012 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir. Bu kanunda 27.06.2012 gün ve 28339 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6335 sayılı Kanunla değişiklikler yapılmıştır.
Yeni Türk Ticaret Kanununda tutulması ve açılış tasdikinin zorunlu olduğu defterlerden biri de pay defteridir(6102 sayılı K. Md.64).
Bu makalemizde, Yeni Türk Ticaret Kanunu’na ve bu kanuna göre yayımlanmış tebliğe göre pay defterinin tutulma ve onaylanma esasları konusu incelenecektir.
II-PAY DEFTERİNİN TUTULMASINA İLİŞKİN TTK’DAKİ HÜKÜM
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64 ncü maddesi, defter tutma yükümlülüğü ile ilgilidir.Bu maddede tacirlerin tutmakta olduğu defterler, defterlerin açılış ve kapanış onayları,onay yapacak makamlar sayılmıştır.Bu defterlerden biri de pay defteridir.
İşletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan pay defteri de bu kanun uygulamasında ticari defter sayılmıştır(6102 sk Md.64/4).
Bu maddeye göre, diğer ticari defterler gibi pay defterinin de açılış onayı, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlamadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterin açılış onayı, defterin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar (faaliyet dönemi takvim yılı olanlarda Aralık ayı) notere yaptırılır. Pay defterinin yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında pay defterinin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır(6102 sk Md.64/3).
Pay defteri kapanış tasdikine tabi defterler arasında sayılmadığından pay defteri kapanış tasdikine tabi değildir.
Ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirleneceği hüküm altına alınmıştır(6102 sk Md.64/3).
Eski kanunda ise şekli aşağıdaki şekilde belirlenmiştir(6762 sk Md.326/1).
“Pay sahiplerinin ad ve soyadları veya unvanlariyle ikametgahlarının ve şirketin kurulması anında konan yahut sonradan tedricen çoğaltılan sermayeye tekabül eden paylar için yapılan tediyelerin yazılmasına mahsus (Pay sahipleri defteri)”
III-PAY DEFTERİ İLE İLGİLİ TEBLİĞ HÜKÜMLERİ
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64/3 ncü maddesinde yer alan hükme göre, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı 19 Aralık 2012 gün ve 28502 saylı Resmi Gazete’de yayımlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” de ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirlemiştir.
Bu tebliğe göre;
a-Pay Defteri Tutacak Tacirler
-Anonim şirket,
-Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirket,
-Limited şirket(Tebliğ Md.5/3).
b-Pay Defterinin Mahiyeti
Pay defteri; sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketlerde şirket ortaklarının, anonim şirketlerde pay sahiplerinin kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir(Tebliğ Md.9/1).
c-Pay Defterinin İçeriği ve Yapılacak Kayıtlar.
Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine, senede bağlanmamış pay ve nama yazılı pay senedi sahipleriyle, intifa hakkı sahipleri kaydedilir. Pay defterine yapılacak kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
-Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı,
-Pay sahibinin iletişim bilgileri,
-Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar,
-Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri,
-Payın nominal değeri,
-Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar,
-Payın tertibi,
-Payın edinme tarihi,
-Deftere kayıt tarihi,
-Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü,
-Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar.
Payın usulüne uygun olarak devredildiği veya üzerinde intifa hakkı kurulduğu ispat edilmediği sürece, devralan ve intifa hakkı sahibi pay defterine yazılamaz.
Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde, hamiline yazılı pay senedi sahibi olduğunu ispat edenler ile sadece pay defterinde kayıtlı bulunan kimseler pay sahibi ve intifa hakkı sahibi olarak kabul edilir.
Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde senede bağlanmamış hamiline yazılı paylar senede bağlanıp, senetlerin pay sahiplerine teslim edildikleri tarihten itibaren 10 gün içerisinde defterde açıklanmak suretiyle pay defterinden silinir.
Limited şirketlerde pay defterine ortakların, adları, adresleri, her ortağın sahip olduğu esas sermaye payının sayısı, esas sermaye paylarının devirleri ve geçişleri itibarî değerleri, grupları ve esas sermaye payları üzerindeki intifa ve rehin hakları sahiplerinin adları ve adresleri yazılır.
Her pay sahibi defterde ayrı bir sayfada izlenir. Payı/pay senedini devralan yeni ortak veya pay sahibi de ayrı bir sayfada izlenir.
Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden takibi yapılan paylara ilişkin Sermaye Piyasası Kanunu hükümleri ile ilgili diğer düzenlemeler saklıdır(Tebliğ Md.9).
d-Pay Defterinin Açılış Onayı ve Onay Zamanı
Pay defterinin açılış onayı kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yapılır. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.
(2013 yılına dair defterlerin 1/1/2013 tarihine kadar yapılacak açılış onaylarında noterlerce ticaret sicil tasdiknamesi aranmaz Tebliğ Geçici Md.4)
Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında pay defterinin açılış onayı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir.
Pay defterinin yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
Pay defterinin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.
Pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine yeni pay defterinin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayı belirtmek suretiyle şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz(Tebliğ Md.13).
e-Onayın Şekli
Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayları defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir:
– Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı,
– Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),
-İşletmenin merkezi,
-MERSİS numarası,
(MERSİS kullanılmaya başlanana kadar MERSİS numarası yerine ticaret sicili numarası ile vergi kimlik numarası kullanılır. Tebliğ Geçici Md.2)
-Şirketin faaliyet konusu,
-Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı
– Defterin türü,
-Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,
-Defterin kullanılacağı hesap dönemi,
-Onay tarihi,
-Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.
Defterler aşağıdaki şekilde onaylanır:
Ciltli defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mühürü ile mühürlenir(Tebliğ Md.14)
f-Defterde Kayıt Düzeni
-Pay defteri Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır(Tebliğ Md.19).
-Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olur(Tebliğ Md.20).
–Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.
-Defterlerde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz(Tebliğ Md.21).
-Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.
-Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir(Tebliğ Md.22).
g-Pay Defteri Elektronik Ortamda Tutulma Durumu
Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanır.Bu tebliğde pay defteri sayılmadığından elektronik ortamda tutulamaz.
h-Mevcut Pay Defterlerinin Kullanılması
Mevcut durumda kullanılmakta olan pay defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir(Tebliğ Geçici Md.3).
ı-Pay Defteri Hükümlerine Uymamanın Cezası
Pay defteri hükümlerine uymayanlar 4.000 TL idari para cezası ile cezalandırılır(TTK Md.562).
IV-SONUÇ
Pay defteri uygulaması Yeni TTK ile yeni esaslara bağlanmış ve bu deftere önem verilmiştir. Bu defterin tutulması ve onaylanmasında kanun ve tebliğ hükümlerine uyulması zorunludur. Uyulmaması halinde cezai yaptırımlarla karşılaşılacağı gibi uygulamada istenmeyen sorunlarla karşılanması da olasıdır.
YARARLANILAN KAYNAKLAR
1-6762 sayılı TTK
2-6102 sayılı TTK
3-Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ