Yeni TTK ya Göre A.Ş Yönetim Kurulu Karar Defteri ile LTD Şti Müdürler Kurulu Karar Defterinin Tutulma ve Onaylanma Esasları

Erdoğdu ÖZ

Yeminli Mali Müşavir

www.erdogduozymm.com                                                                                                                                        İstanbul,23.12.2012

 

YENİ TÜRK TİCARET KANUNUNA GÖRE ANONİM ŞİRKETLERİN YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ İLE LİMİTED ŞİRKETLERDE MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİNİN

TUTULMA VE ONAYLANMA ESASLARI

I-GİRİŞ

Eski Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre tüzel kişi tacirlerin düzenleyeceği defterler arasında  karar defteri de sayılmıştır (Eski TTK 6762 sk. Md.66/1). 

Aynı kanunda  karar defteri ile ilgili özel bir hüküm  bulunmaktadır(6762 sk Md.78).

Bu hüküm “Hükmi şahıs olan tacirler tarafından tutulan karar defterine gerek umumi heyet veya ortaklar heyeti, gerek varsa idare meclisi tarafından müzakere neticesinde ittihaz olunan kararlarla toplantıda hazır bulunan azaların adları ve soyadları ve toplantı günü ile beyan edilen rey ve müzakerelerin tam bir surette bilinmesi için gerekli diğer hususlar geçirilir ve bu kararların altı şirket namına imza koymaya salahiyetli olanlar tarafından imza edilir. “ şeklindedir.

Bu hükümden anlaşılan, karar defteri genel nitelikli bir defterdir. Bu defter, kollektif, komandit ve limited şirketlerce kullanılır.

Diğer taraftan aynı kanun gereğince yönetim kurulunun tutacağı defterler arasında;

-Genel Kurul tutanaklarının yazılmasına mahsus    toplantı ve müzakere defteri,

-Yönetim kurulunun toplantı ve müzakerelerinin yazılmasına mahsus  yönetim kurulu kararlar defteri,

sayılmıştır(6762 sk Md.326/2,3).

Bu hükme göre de, anonim şirketlerde karar defteri yerine toplantı ve müzakere defteri ile yönetim kurulları defteri olmak üzere iki defter kullanılır.

Anonim şirketlere yapılan atıf nedeniyle hisseli komandit şirketler de bu defterleri kullanırlar (6762 sk Md.481).

4.02.2011 gün ve 27846 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu 01.07.2012 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir. Bu kanunda 27.06.2012 gün ve 28339 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6335 sayılı Kanunla değişiklikler yapılmıştır.

Yeni Türk Ticaret Kanununda tutulması ve açılış ve kapanış tasdikinin zorunlu olduğu defterlerden biri de yönetim kurulu karar  defteridir(6102 sk. Md.64/3).

Bu makalemizde, Yeni Türk Ticaret Kanunu’na ve bu kanuna göre yayımlanmış tebliğe göre yönetim kurulu karar defteri ile limited şirketlerin tutabileceği defterlerden olan yönetim kurulu karar defteri mahiyetindeki  müdürler kurulu karar defterinin  tutulma ve onaylanma esasları konusu incelenecektir.

II- TTK VE İLGİLİ TEBLİĞDEKİ HÜKÜMLERE GÖRE ANONİM ŞİRKETLERİN YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ İLE LİMİTED ŞİRKETLERDE MÜDÜRLER KURULU KARAR DEFTERİNİN  TUTULMASINA ONAYLANMASINA İLİŞKİN UYGULAMA ESASLARI

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64 ncü maddesi, defter tutma yükümlülüğü ile ilgilidir. Bu maddede tacirlerin tutmakta olduğu defterler, defterlerin açılış ve kapanış onayları, onay yapacak makamlar sayılmıştır.

Bu defterlerden biri de yönetim kurulu karar defteridir. İşletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan yönetim kurulu karar defteri de bu kanun uygulamasında ticari defter sayılmıştır(6102 sk Md.64/4).

Ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirleneceği hüküm altına alınmıştır(6102 sk Md.64/3).

6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64/3 ncü maddesinde yer alan hükme göre, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı 19 Aralık 2012 gün ve 28502 saylı Resmi Gazete’de yayımlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” de ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirlemiştir.

Bu tebliğe göre;

a-Yönetim Kurulu Karar Defteri Tutacak Tacirler

-Anonim Şirket,

-Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirket, 

-Limited Şirket,

(Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır(Tebliğ Md.5/3)).

Limited  şirketler, ihtiyari olarak genel kurul toplantı ve müzakere defterinden ayrı olarak müdürler kurulu karar defterini tutuyorlarsa, bu defter ile ilgili hükümler yönetim kurulu karar defterindeki esaslara tabi olacaktır.

Bu nedenle aşağıdaki açıklamalarda yönetim kurulu karar defteri  ifadesi,  limited  şirketler için müdürler kurulu karar defteri olarak değerlendirilmelidir.

b-Yönetim Kurulu Karar Defterinin Mahiyeti

Yönetim kurulu karar defteri, anonim şirketlerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticinin veya yöneticilerin şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir (Tebliğ Md.10/1).

c-Yönetim Kurulu Karar Defterinin İçeriği ve Yapılacak Kayıtlar.

Karar defterindeki kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:

-Karar tarihi,

-Karar sayısı,

-Toplantıda hazır bulunanlar,

-Kararın içeriği,

-Üyelerin imzaları. 

Kararın, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine diğerlerinin yazılı onayı ile veya bazı üyelerin elektronik ortamda katılması suretiyle alındığı durumlarda bu husus ayrıca belirtilir.

Kararın, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine diğerlerinin yazılı onayı ile alınması halinde imzaların bulunduğu kâğıt veya kâğıtlar karar defterine yapıştırılır.

Kararların bütün üyelerin toplantıya elektronik ortamda katılması ve güvenli elektronik imza ile alınması halinde kararın güvenli elektronik imza ile imzalandığını belirten ifadenin karar metninde yer alması ve alınacak fiziki kararın deftere yapıştırılması şarttır.

Kararın bazı üyelerin fiziki ortamda bazı üyelerin ise elektronik ortamda toplantıya katılması suretiyle alınması halinde ise karar metninde fiziki ortamda katılanların imzaları ile elektronik ortamda katılanların güvenli elektronik imza ile kararı imzaladıkları belirtilir ve fiziki karar metni karar defterine yapıştırılır.

Yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılım sağlanması halinde elektronik kayıtlar Kanunun 65 inci maddesi uyarınca güvenli bir şekilde saklanır.

Bir önerinin veya önerilerin ıslak imza ile imzalanması şeklinde alınan kararlar Kanunun 390 ıncı maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca karar defterine yapıştırılır; aksi halde karar geçersizdir.

Her yönetim kurulu üyesi alınan karara ilişkin muhalefetinin bir şerh ile karar metnine geçirilmesini isteyebilir. Üyelerin şerh yazma talebi hiçbir sebeple reddedilemez; şerh yazılmasına engel olunamaz. Şerh, sahibi dışında hiç kimse tarafından değiştirilemez.(Tebliğ Md.10/2,3,4,5,6,7,8,9).

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde aşağıdaki hususların yazılması zorunludur(Tebliğ Md.11/4).

-Karar tarihi,

-Karar sayısı,

-Toplantıda hazır bulunanlar,

-Kararın içeriği,

-Üyelerin imzaları.

d- Yönetim Kurulu Karar Defterinin Açılış Onayı ve Onay Zamanı

Yönetim kurulu karar defterininaçılış onayı kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce yapılır. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur(Tebliğ Md.13/1).

(2013 yılına dair defterlerin 1/1/2013 tarihine kadar yapılacak açılış onaylarında noterlerce ticaret sicil tasdiknamesi aranmaz (Tebliğ Geçici Md.4).)

Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında  yönetim kurulu karar defterinin  açılış onayı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir(Tebliğ Md.13/3).

Yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur (Tebliğ Md.13/4).

Yönetim kurulu karar defterinin  hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar(Tebliğ Md.13/5).

e-Yönetim Kurulu Karar Defterinin Kapanış  Onayı ve Onay Zamanı

Yönetim kurulu karar defteri kapanış onayına tabi defterler arasında sayılmıştır (6102 sk Md.64/3,Tebliğ Md.15).

Yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedildiği hallerde bu defterin kapanış onayının yapılıp yapılmayacağı kanunda ve ilgili tebliğde açık değildir.

Bu konudaki görüşüm, limited şirketlerde, müdürler kurulu  kararlarının genel kurul toplantı ve müzakere defterine yazılması bu defteri  aynı zamanda müdürler kurulu karar defteri haline getirir. Buna göre, genel kurul toplantı ve müzakere defteri müdürler kurulu karar defteri sayıldığından açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır .

Bu halde, limited şirketlerin genel kurul toplantı ve müzakere defterine müdürler kurulu kararlarının yazılması halinde kapanış onayının yapılması gerekeceği görüşündeyim.

O halde, bu defterin izleyen hesap döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere ibraz edilip, son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur(Tebliğ Md.15).

f-Onayın Şekli

Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayları defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir:

– Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı,

– Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),

-İşletmenin merkezi,

-MERSİS numarası,

(MERSİS kullanılmaya başlanana kadar MERSİS numarası yerine ticaret sicili numarası ile vergi kimlik numarası kullanılır. Tebliğ Geçici Md.2)

-Şirketin faaliyet konusu,

-Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı

– Defterin türü,

-Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,

-Defterin kullanılacağı hesap dönemi,

-Onay tarihi,

-Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası.

Defterler aşağıdaki şekilde onaylanır:

Ciltli defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mühürü ile mühürlenir(Tebliğ Md.14).

g-Yönetim Kurulu Karar Defterinin Onay Yenileme  Şekli

Yönetim kurulu karar defterlerinde son kaydın altına yazılacak “Görülmüştür” ibaresinin yanında onay yenileme kısmında aşağıdaki bilgilerin yer alması zorunludur:

-Bu Tebliğin 14 üncü maddesinde açılış onayında bulunması gerektiği hüküm altına alınan hususlarda bir değişiklik olmuşsa bu değişiklikler,

-Defterin kalan sayfa adedi,

-Kullanılmaya devam edileceği hesap dönemi,

-Onay tarihi,

-Onay makamının resmi mühür ve imzası.

Onay yenileme işleminde defterlerin kalan sayfalarının tekrar mühürlenmesine ve sıra numarası verilmesine gerek yoktur.

h-Defterde Kayıt Düzeni

-Yönetim kurulu karar defteri Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır(Tebliğ Md.19).

-Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olur(Tebliğ Md.20).

–Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.

-Defterlerde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz(Tebliğ Md.21).

-Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.

-Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir(Tebliğ Md.22).

ı-Yönetim Kurulu Karar Defterinin Elektronik Ortamda Tutulma Durumu

Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanır.Bu tebliğde genel kurul toplantı ve müzakere defteri sayılmadığından elektronik ortamda tutulamaz.

k- Mevcut Yönetim Kurulu Karar Defterinin Kullanılması

Mevcut durumda kullanılmakta olan  yönetim kurulu karar defteri  yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve bu Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir(Tebliğ Geçici Md.3).

l-Yönetim Kurulu Karar Defteri Hükümlerine Uymamanın Cezası

Yönetim kurulu karar  defteri hükümlerine uymayanlar 4.000 TL idari para cezası ile cezalandırılır(TTK Md.562).

IV-SONUÇ

Yönetim kurulu karar defteri uygulaması Yeni TTK ile yeni esaslara bağlanmıştır. Bu defterin tutulması ve onaylanmasında kanun ve tebliğ hükümlerine uyulması zorunludur. Uyulmaması halinde cezai yaptırımlarla karşılaşılacağı gibi uygulamada istenmeyen sorunlarla karşılanması da olasıdır.

YARARLANILAN KAYNAKLAR

1-6762 sayılı TTK

2-6102 sayılı TTK

3-Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ